Maladresse, fautes de gout, voire irreverence : la communication a distance multiplie les risques d’incomprehension. Petite revue des mauvais signaux a eviter a bien prix.
Pres de 80% des conflits au boulot sont lies a des malentendus ou des quiproquos… Et, vous l’avez vraisemblablement constate, la distance n’arrange pas grand chose a l’affaire. Plutot que de botter en touche, plus vaut apprendre, rappelle Charlotte Ringrave, consultante chez AlterNego, «a partager la excellente action, au bon moment et via le bon canal». En mode remote, cette obligation a aussi bien sur le fond du message que sur sa structure.
Mail : faciliter l’existence de votre destinataire
Au champ de l’ecrit, le message electronique regne toujours en maitre. Tout i l’heure bien aussi formel que la bonne vieille lettre manuscrite, il doit s’accompagner de quelques precautions redactionnelles. Cote emetteur, mettez-y en rondeur. «C’est bete, mais un message laconique sans une formule minimale de politesse – “bonjour”, “merci”, “a bientot” – est redhibitoire», constate Valerie Angliviel d’la Beaumelle, manager chez Danone. Le message implicite, c’est que vous ne tenez nullement votre destinataire en tres haute estime, que vous manquez de diplomatie ou, pire, que vous etes un butor. Attention aussi au manque de contextualisation de ce mail : «Il m’est arrive de receptionner des courriels sans contenu dont l’objet indique “ci-joint le fichier” et une signature reduite a une initiale», sourit sa responsable. De quoi rester perplexe : a quoi, a qui cet envoi est-il lie ?
Cette desinvolture renvoie surtout votre signe de je-m’en-foutisme. Bref, ne negligez jamais les details qui faciliteront le quotidien de ce destinataire qui, ainsi que vous, croule sous nos sollicitations. Autre detail a bannir : des majuscules, qui paraissent l’equivalent ecrit de la AGRESSION, voire d’une ENGUEULADE. Mes typo fantaisistes risquent, elles, de ne point s’afficher sur la totalite des ecrans. Quant a l’utilisation de l’affichage «priorite elevee» Afin de chacune de vos missives electroniques, son emploi systematique decredibilise votre propos et transmet insidieusement l’idee que vous avez du mal a prioriser les requetes.
Cote destinataire, c’est important de se montrer attentif au timing. En net, faut-il satisfaire a un mail immediatement, dans la journee ou… jamais ? Charlotte Ringrave l’affirme : «Le pire est de laisser un message de travail sans reponse. Il faudra a minima accuser connexion dans la journee, c’est une question d’estime de l’autre.» Une absence de reponse passera pour de la negligence, voire Afin de une faute. Si vous manquez reellement de moment pour repondre, faites un aucune cote en restant poli : «J’ai bien recu ta demande, mais je ne pourrai te repondre que plus tard.» Et, precise sa consultante, «si vous le pouvez, donnez un delai».
Visio : non aux ecrans noirs !
Couper sa camera au cours tout d’un rendez-vous en visio renvoie toutes sortes de mauvais signaux. «Cela donne immediatement l’impression que vous avez quelque chose a cacher», indique Valerie Angliviel en Beaumelle. Vous risquez egalement de passer pour impoli. «L’ecran noir vous autorise a faire nouvelle chose en aussi temps libre, explique Anne Blehaut, directrice du cabinet Discerneo. Vous etes peut-etre pas loin d’ecrire les mails ou de repondre a les textos… Vous ne vous le permettriez en general gui?re dans une salle de reunion, entoure de vos collegues !» Si vous devez absolument laisser ce webcam en off, prevenez en amont de la reunion, votre sera plus compris. Car ce ecran noir peut aussi de susciter de l’inquietude. Cela s’agit Indeniablement du premier «signal faible» d’un teletravailleur qui part a la derive, quelle qu’en soit la raison. En tant que manager, vous devrez a minima lui passer un petit coup de fil pour tenter de savoir cela se passe.
Visio : gare au look
Au jeu de l’image sans dire, la visioconference ne pardonne que dalle : vous etes constamment sous le regard des autres participants, certes, et sous votre regard, qui n’est pas forcement le plus bienveillant. Selon une enquete de France Info, les interventions de chirurgie esthetique en Suisse ont augmente de 30% lors des derniers mois, pour satisfaire a la demande de teletravailleurs soucieux de leur image ! Sans aller jusque-la, «en visio, on doit adopter une posture technique, recommande Charlotte Ringrave Ne pas se tenir avachi, ne pas lire ses mails ou des documents en meme moment car la direction de votre regard vous trahira».
Pretez une attention particuliere au cadre et a l’orientation de votre camera. Une etude menee par la plateforme de recrutement en interim Qapa, revele que 68% des participants d’une visio observent de pres le www.datingmentor.org/fr/wellhello-review/ look des autres et meme s’interessent a leur deco (62%). Bannissez les rayures et pulls barioles qui passent forcement mal a l’image et soignez ce arriere-plan : une etagere avec deux livres bien choisis, un bout de mur avec un tableau consensuel ou un meuble serti d’un vase fleuri… Rien de trop distinctif ou de clivant qui pourrait deconcentrer ou, pire, choquer ces interlocuteurs. Evitez enfin de positionner l’ecran en plongee, cela laisse a toutes les autres participants tout loisir de contempler vos narines et revele car vous ne savez nullement se servir de ce camera. Ou que vous vous moquez de l’impression que vous donnez.
Telephone : nullement juste en cas d’urgence
Neglige depuis l’avenement des textos et des messages, le portable revient en force pour gerer nos urgences ou les details dont la resolution mettrait 1 moment infini par ecrit. Mais attention : a n’y recourir qu’en cas de catastrophe, vous risquez de traumatiser vos collegues des que vous nos «sonnez». Au contraire, conseille Charlotte Ringrave, «appelez pour debriefer tranquille et completer nos echanges virtuels. L’informel passe plus au sein d’ une relation telephonique qu’en visio conference».
Alors que celui-ci trouve desormais tout son charme intimiste, le telephone exige egalement de votre part un minimum d’attention : souriez (ca s’entend), evitez de taper dans le clavier de votre ordinateur (ca s’entend aussi), ponctuez et reformulez les phrases de votre interlocuteur (il comprendra que vous l’ecoutez attentivement). Ne laissez nullement non plus votre smartphone sonner au vide. Envoyez bien un texto pour signaler que vous allez rappeler. La aussi, il importe d’accuser connexion.
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Tchats : chassez l’ambiguite
Les plateformes de communication collaboratives internes paraissent votre autre lieu de derapage potentiel. Evitez la multiplication des «Je suis fier de…», des «J’ai fait li , j’ai fait ca». Evidemment, il faudra communiquer concernant les reussites, mais l’expression continuelle d’un ego, tout comme les phrases pompeuses et ampoulees, ne manqueront gui?re d’agacer vos collegues. «L’habilete consiste a communiquer de facon pertinente et elegante, en mettant en avant nos succes communs», suggere Valerie Angliviel d’une Beaumelle. Tout le monde vous adorera !